Elaborar e entender como funciona a tramitação de um processo CEBAS pode ser bem simples. O objetivo aqui é apresentar orientações básicas para que uma entidade que se interesse em obter ou renovar o CEBAS, de forma ágil, possa estruturar o seu processo com todos os elementos necessários.
1º Passo: Saber se a entidade pode solicitar o CEBAS
Apenas as pessoas jurídicas de direito privado, sem fins lucrativos, constituídas há pelo menos um ano, e que prestem serviços nas áreas de educação, assistência social e/ou saúde, podem solicitar o CEBAS junto ao ministério responsável por sua área de atuação preponderante.
2º Passo: Verificar qual a área de atuação preponderante
A entidade deve verificar qual a sua área de atuação preponderante (educação, assistência social ou saúde) identificando a atividade na qual aplica o maior volume de recursos.
3º Passo: Apropriar-se das informações básicas a respeito do CEBAS
A página do CEBAS apresenta várias informações importantes das quais a entidade deve se apropriar antes de montar seu requerimento de CEBAS.
É importante que a entidade conheça as principais ferramentas do CEBAS, quais sejam: a legislação, a cartilha explicativa sobre o CEBAS e a calculadora de bolsas (cálculo de gratuidade).
Esse instrumental está disponível na página do CEBAS (http://cebas.mec.gov.br/) e deve ser conhecido por todos que pretendem pleitear o certificado.
Ao apresentar o processo de maneira adequada, a entidade colabora para reduzir o tempo de análise e minimiza a possibilidade de ter o seu processo indeferido.
4º Passo: Cadastrar e manter os dados da entidade atualizados no SisCEBAS
A entidade deve fazer o seu cadastro exclusivamente no Sistema de Certificação de Entidade Beneficente de Assistência Social na Área de Educação – SisCEBAS Educação, disponível no endereço eletrônico http://siscebas.mec.gov.br.
Observar que existe nesta página o Manual do Usuário, onde a entidade encontrará todas as informações sobre como acessar o sistema.
5º Passo: Prestar informações sobre as instituições educacionais no Censo
Todas as instituições educacionais vinculadas à entidade mantenedora devem prestar informações regularmente ao Censo da Educação Básica e/ou no Censo da Educação Superior do Inep. Para maiores informações a respeito do Censo Educacional, sugere-se acessar o endereço eletrônico http://portal.inep.gov.br/basica-censo , para o Censo da Educação Básica, e http://portal.inep.gov.br/web/censo-da-educacao-superior , para o Censo da Educação Superior.
6º Passo: Juntar os documentos e instruir o processo
Após certificar-se que a entidade está devidamente cadastrada no SisCEBAS e inscrita no Censo de Educação, a entidade deverá reunir os documentos para compor o processo de requisição CEBAS.
A entidade que atua em mais de uma área (educação, assistência social e/ou saúde) deve apresentar em um único processo todos os documentos definidos na legislação, referentes a todas as suas áreas de atuação.
Quais são os documentos essenciais à análise técnica pelo Ministério da Educação?
- CADASTRO NO SISCEBAS
Efetuar e manter sempre atualizado o cadastro no SisCEBAS (art. 2º da Portaria do Gabinete do Ministro da Educação nº 920, de 20/07/2010).
Atenção: Recomenda- se o uso dos navegadores Mozilla Firefox ou Google Chrome. Caso a entidade encontre alguma dificuldade, recomenda-se registrar demanda no FALE CONOSCO (http://cebas.mec.gov.br) ou na Central de Atendimento do MEC 0800 61 61 61.
- ATO CONSTITUTIVO DA ENTIDADE
Encaminhar cópia autenticada do ato constitutivo da entidade, devidamente registrado no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas, na forma da lei. Em se tratando de fundações, deverá também ser atendido o art. 62 do Código Civil Brasileiro, que trata da apresentação da escritura pública ou testamento (art. 3º da Lei 12.101/2009 e art. 3º, inciso III, do Decreto nº 7.237/2010).
Atenção: A identificação do Cartório deve constar em todas as folhas dos documentos. A transcrição dos dados de registro devem constar no próprio documento ou em certidão.
Caso o ato constitutivo autenticado conste do cadastro do SisCEBAS, não há necessidade de envio desse documento impresso. Nesse caso é importante que seja possível verificar a originalidade da autenticação.
- CLÁUSULA DE EXTINÇÃO DA ENTIDADE
No Ato Constitutivo deverá constar cláusula que preveja, em caso de dissolução ou extinção da entidade, a destinação do eventual patrimônio remanescente a entidade sem fins lucrativos congênere ou a entidade pública (art. 3º, inciso II, da Lei nº 12.101/2009).
- INDICAÇÃO DA CNAE NA ÁREA DA EDUCAÇÃO
Comprovar a inscrição da entidade no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ, com indicação da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) na área da educação (art. 22, parágrafo único, da Lei nº 12.101/2009 c/c art. 3º, inciso I, e art. 10, §§ 1º a 7º, do Decreto nº 7.237/2010).
Atenção: Para que a entidade faça jus ao CEBAS na área da Educação, é necessário que o código da atividade econômica principal da CNAE, na inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ, seja compatível com a área da educação e esteja de acordo com estatuto e as atividades desenvolvidas pela entidade (art. 22, parágrafo único, da Lei nº 12.101/2009; art. 3º, inciso I, e art. 10, §§ 1º a 7º, do Decreto nº 7.237/2010).
- ATA DE ELEIÇÃO DOS DIRIGENTES DA ENTIDADE
Encaminhar cópia autenticada da ata de eleição do mandato vigente dos dirigentes da entidade, e cópia do instrumento comprobatório de representação legal nos casos em que se aplica (art. 3º, inciso II, do Decreto nº 7.237/2010).
Atenção: Caso a ata atualizada conste do cadastro do SisCEBAS, não há necessidade de envio desse documento impresso.
- AUTORIZAÇÃO DE FUNCIONAMENTO DA INSTITUIÇÃO DE ENSINO
Encaminhar a cópia do ato vigente de credenciamento/autorização de funcionamento de todas as instituições de educação vinculadas à mantenedora, tendo em vista atender ao art. 29, inciso II, alínea "a", do Decreto nº 7.237/2010.
Atenção: Esse documento, regularmente expedido pelo órgão normativo do sistema de ensino (Conselho ou Secretaria de Educação), deve conter a autorização de funcionamento da escola, bem como os níveis de ensino que está habilitada a ofertar. É necessário encaminhar o documento que comprove tais informações (autorização, resolução, portaria, ou publicação do Diário Oficial). Salienta-se que não se trata do documento de utilidade pública municipal, nem do alvará de funcionamento.
- IDENTIFICAÇÃO DO CORPO DIRIGENTE DA INSTITUIÇÃO DE ENSINO
Encaminhar a relação com identificação dos integrantes do corpo dirigente de cada instituição de ensino vinculada à mantenedora, destacando a experiência acadêmica e administrativa de cada membro (art. 29, inciso II, alínea "e", do Decreto nº 7.237/2010);
Atenção: A entidade deve descrever a experiência acadêmica e administrativa dos integrantes do corpo dirigente de cada instituição de ensino ou pode optar por encaminhar o currículo desses profissionais.
- REGIMENTO ESCOLAR DA INSTITUIÇÃO DE ENSINO
Encaminhar o regimento escolar ou estatuto de todas as instituições de ensino vinculadas à mantenedora (art. 29, inciso II, alínea "d", do Decreto nº 7.237/2010).
- RELATÓRIO DE ATIVIDADES DESEMPENHADAS PELA MANTENEDORA
Apresentar o relatório de atividades desempenhadas tanto pela mantenedora quanto por todas as suas instituições vinculadas no exercício (ano) anterior ao do protocolo do requerimento (art. 3º, inciso IV, do Decreto nº 7.237/2010);
O Relatório de Atividades deve conter a descrição, de forma clara, das atividades desenvolvidas:
- Descrição das atividades realizadas (na área de Educação, Assistência Social e Saúde, conforme o caso);
- Indicação do total de alunos matriculados e das bolsas de estudo integrais e parciais, e demais benefícios destinados a alunos bolsistas durante o período;
- Montante de recursos destinado a benefícios, ações e serviços de apoio a alunos bolsistas, de forma discriminada;
Atenção: Esse documento dever ser consolidado pela mantenedora, mas deve referir-se a cada uma das instituições mantidas.
- RELATÓRIO SINTÉTICO DA OFERTA DE GRATUIDADE
Apresentar relatório sintético de concessão de bolsas (por nível de ensino – Educação Básica e Ensino Superior) que contenha o quantitativo de alunos matriculados, pagantes e de bolsistas integrais e parciais (discriminado por tipo de percentual) para a devida apuração da proporção de distribuição de bolsas de estudo referente ao exercício (ano) anterior ao do protocolo do requerimento (art. 13, §1º, art. 13-A e do art.13-B, §1º, inciso I, da Lei n.º 12.101 de 2009, art. 26 do Decreto nº 7.237 de 2010);
Atenção: Esse relatório deve conter as informações sobre o total de alunos matriculados e o quantitativo de bolsas ofertadas, sejam bolsas de 100% e 50% concedidas de acordo com o perfil socioeconômico definido pela legislação CEBAS, e demais bolsas de estudo. Devem ser igualmente informados os recursos destinados a cada tipo de bolsa.
É importante frisar que TODOS os alunos das instituições educacionais que prestem serviços totalmente gratuitos são considerados bolsistas integrais. No entanto, somente os bolsistas selecionados especificamente pelos critérios socioeconômicos, definidos na Lei nº 12.101/2009 e no Decreto nº 8.242/2014, serão os identificados como bolsistas CEBAS.
Compete à entidade de educação avaliar se a condição socioeconômica do aluno candidato à bolsa se enquadra nos critérios definidos em lei, quais sejam: renda familiar per capita que não exceda um salário mínimo e meio, para concessão de bolsas integrais (100%); e renda familiar per capita que não exceda três salários mínimos, para concessão de bolsas parciais (50%). Quaisquer outras formas complementares de seleção do bolsista podem ser definidas a critério da instituição, desde que devidamente explicitadas.
Salienta-se que as entidades de educação que prestem serviços integralmente gratuitos, sem a cobrança de mensalidades/semestralidades/anuidades, TAMBÉM devem adotar os critérios de seleção e as proporções previstas na legislação pertinente ao CEBAS.
- RELAÇÃO DE BOLSAS DE ESTUDO, DEMAIS AÇÕES SOCIOASSISTENCIAIS E PROGRAMAS DE APOIO A ALUNOS BOLSISTAS
Encaminhar relação de bolsas de estudo, demais ações socioassistenciais e programas de apoio a alunos bolsistas, com identificação precisa dos beneficiários (art. 29, inciso II, alínea "b", do Decreto nº 7.237, de 2010, e art. 35, inciso II, alínea "b", do Decreto nº 8.242, de 2014).
- ANÁLISE DO PERFIL SOCIOECONÔMICO DOS ALUNOS BOLSISTAS
Encaminhar os modelos de documentos empregados no processo de seleção de bolsistas e na análise do perfil socioeconômico que esclareçam a metodologia adotada pela instituição para concessão de bolsas (art. 27 do Decreto nº 7.237/2010).
Atenção: Esse documento não possui um formato padrão pré-definido, bastando que a entidade descreva de forma clara quais são os critérios utilizados para selecionar os bolsistas.
Esse documento poderá ser um edital de seleção, uma ficha de análise socioeconômica, um parecer de profissional da assistência social ou quaisquer outros documentos que demonstrem que a seleção dos bolsistas foi realizada de acordo com os critérios estabelecidos nos arts. 14 e 15 da Lei nº 12.101/2009 e art. 33 do Decreto nº 8.242/2014.
É importante ressaltar que, para o atendimento desse item, não é necessário encaminhar a lista nominal dos alunos que foram contemplados com bolsas.
Compete à entidade de educação avaliar se a condição socioeconômica do aluno candidato à bolsa se enquadra nos critérios definidos em lei, quais sejam: renda familiar per capita que não exceda um salário mínimo e meio, para concessão de bolsas integrais (100%); e renda familiar per capita que não exceda três salários mínimos, para concessão de bolsas parciais (50%). Quaisquer outras formas complementares de seleção do bolsista podem ser definidas a critério da instituição, desde que devidamente explicitadas.
- REGIME CONTÁBIL ADOTADO
Informar o regime contábil adotado nas práticas contábeis da entidade, para que seja possível a verificação do atendimento às Normas Brasileiras de Contabilidade, em especial a NBC T 10.19.2.1. e ITG 2002 (item 8).
Atenção: É importante observar que, de acordo com a NBC T 10.19.2.1 e ITG 2002 (item 8), as receitas e despesas devem ser reconhecidas, mensalmente, respeitando os Princípios Fundamentais de Contabilidade, em especial o princípio da Oportunidade e o regime de Competência. Esta informação deve ser parte integrante das Notas Explicativas.
- RELATÓRIOS DE NATUREZA CONTÁBIL
Apresentar Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, Demonstração dos Fluxos de Caixa e Notas Explicativas, todos eles referentes ao exercício (ano) anterior ao do protocolo do requerimento, condizentes com as Normas Brasileiras de Contabilidade e devidamente assinados pelo representante legal da entidade e pelo responsável técnico contábil (conforme inciso I, alínea "b" do art. 29, do Decreto n.º 7.237 de 20 de julho de 2010).
Atenção: A título de contribuição, encaminha-se anexo, em particular, modelo de Demonstração do Resultado do Exercício, que tem por finalidade apenas subsidiar a entidade na confecção da demonstração contábil a fim de que sejam incluídos elementos essenciais à análise técnica pelo Ministério da Educação. O referido modelo não pretende tratar exaustivamente o assunto, nem tampouco impõe uma forma específica de apresentação dos dados.
- DEMONSTRAÇÃO CONTÁBIL DA GRATUIDADE DE FORMA SEGREGADA
Apresentar demonstrações contábeis contendo as informações de gratuidades de forma segregada, por área de atuação, em contas de receitas e despesas próprias, conforme as Normas Brasileiras de Contabilidade, em especial a NBC T 10.19.2.5 e 10.19.2.6 e ITG 2002, (itens 10, 13, 24 e 26);
Atenção: A escrituração contábil da gratuidade consiste em registrar as receitas, despesas e aplicação de recursos em gratuidade de forma segregada por área de atuação (educação, assistência social e saúde), de modo a evidenciar o patrimônio, as receitas, os custos e as despesas de cada atividade desempenhada.
- PARECER DE AUDITORIA INDEPENDENTE
Remeter parecer de auditoria independente do exercício em análise, ou seja, ano anterior ao do protocolo do requerimento (art. 29, inciso I, alínea "b" do art. 29, do Decreto n.º 7.237/2010)
Atenção: As entidades cuja receita bruta anual for superior ao limite máximo estabelecido no inciso II do caputdo art. 3o da Lei Complementar no 123, de 14 de dezembro de 2006, deverão submeter sua escrituração a auditoria independente realizada por instituição credenciada junto ao Conselho Regional de Contabilidade.
- RECEITA EFETIVAMENTE RECEBIDA
Para o cálculo da receita efetivamente recebida, deve-se apresentar nas demonstrações contábeis os valores das mensalidades a receber no início e no final do exercício (ano) em análise (art. 13 da Lei 12.101/2009 e/ou art. 10 da Lei 11.096/2005, antes das alterações promovidas pela Lei 12.868/2013.
Atenção: Essa informação deverá ser apresentada apenas por instituições que cobram valores pelos serviços educacionais. Tais valores a receber deverão ser escriturados no Balanço Patrimonial, no grupo do Ativo Circulante ou no grupo do Ativo não Circulante, subgrupo Realizável a Longo Prazo.
- PLANO DE ATENDIMENTO NA ÁREA DE EDUCAÇÃO
Apresentar o plano de atendimento na área de educação, para o período pretendido de vigência da certificação a ser concedida. Este plano deve indicar as bolsas de estudo a serem concedidas, bem como as possíveis benefícios, ações e serviços de apoio a alunos bolsistas (art. 38-A da Lei nº 12.101 de 2009, artigo 25, § 2º, e artigo 29, inciso II, alínea "c", do Decreto nº 7.237 de 2010).
Atenção: A título de contribuição, encaminha-se modelo anexo, que tem por finalidade apenas subsidiar a entidade na elaboração do plano de atendimento, a fim de que sejam incluídos elementos essenciais à análise técnica pelo Ministério da Educação. Tal modelo não impõe uma única forma de apresentação dos dados.
- INSCRIÇÃO DOS SERVIÇOS SOCIOASSISTENCIAIS
Caso a entidade atue também na área de assistência social, deve enviar comprovação de inscrição dos serviços socioassistenciais da entidade junto aos Conselhos Municipal ou do Distrito Federal. Caso as entidades mantidas funcionem em município diverso da mantenedora, aquelas deverão apresentar esse documento separadamente (art. 34, do Decreto nº 7.237/2010);
Atenção: Para se certificar de que a entidade realmente atua na área de assistência social, favor acessar a página 10, e seguintes, da "Cartilha Prática com Perguntas e Respostas Destinadas às Entidades de Assistência Social", do Ministério do Desenvolvimento Social e Combate à Fome.
Esse documento descreve as características das entidades de Assistência Social e orienta a instituição a verificar a tipificação dos serviços prestados.
IMPORTANTE:
Solicita-se à entidade que ao instruir o requerimento de certificação adote o formulário a seguir como folha de rosto do processo.
Requerimento CEBAS – Folha de rosto