Orientações Preliminares

Protocolar um requerimento e obter o certificado CEBAS pode ser bem simples e rápido. Basta a entidade conhecer a legislação e providenciar corretamente a documentação exigida da legislação.

Para auxiliar as entidades nesse trabalho, a CGCEBAS preparou o presente roteiro que tem por objetivo fornecer orientações básicas para que uma entidade interessada em obter ou renovar o CEBAS, de forma ágil, possa organizar o seu processo com todos os elementos necessários.

1º Passo: Saber se a entidade pode solicitar o CEBAS

Apenas as pessoas jurídicas de direito privado, sem fins lucrativos, constituídas há pelo menos um ano, e que prestem serviços nas áreas de educação, assistência social e/ou saúde, podem solicitar o CEBAS junto ao ministério responsável por sua área de atuação preponderante.

2º Passo: Verificar qual a área de atuação preponderante

A entidade deve verificar qual a sua área de atuação preponderante (educação, assistência social ou saúde) identificando, nos seus demonstrativos contábeis, a atividade na qual realiza o maior volume de despesas.

3º Passo: Apropriar-se das informações básicas a respeito do CEBAS

A página do CEBAS disponibiliza todas as informações importantes das quais a entidade deve se apropriar antes de montar seu requerimento de CEBAS.

É importante que a entidade consulte na página do CEBAS: a legislação, a cartilha explicativa sobre o CEBAS e a calculadora de bolsas (cálculo de gratuidade). Esse instrumental deve ser conhecido por todos que pretendem pleitear o certificado.

Recomenda-se à entidade máxima atenção no atendimento de cada um dos requisitos legais, uma vez que a rapidez na análise do processo, assim como o deferimento do CEBAS, são de responsabilidade exclusiva da entidade, e dependem do rigoroso cumprimento das normas aplicáveis à certificação.

4º Passo: Cadastrar e manter os dados da entidade sempre atualizados no SisCEBAS

A entidade deve fazer o seu cadastro no Sistema de Certificação de Entidade Beneficente de Assistência Social na Área de Educação – SisCEBAS Educação, disponível no endereço eletrônico http://siscebas.mec.gov.br . Esta é uma exigência estabelecida pelo art. 2º da Portaria do Gabinete do Ministro da Educação nº 920, de 20/07/2010, art. 41 do Decreto 8.242, de 2014 e parágrafo único, do art. 55, da Portaria Normativa nº 15, de 11/8/2017.

O não preenchimento do cadastro SisCEBAS Educação ou a sua desatualização implicam caracterizam descumprimento da exigência legal, podendo acarretar o indeferimento do pedido de certificação.

Atenção: Para que o cadastro no SisCEBAS seja considerado atualizado, devem constar as informações atuais da instituição em todos os campos solicitados, bem como devem ser incluídos os documentos comprobatórios das informações (cópia do CNPJ, ata de eleição do Representante Legal, Estatuto atualizado e registrado ou ato constitutivo da Entidade mantenedora).

Em caso de dificuldade, encontra-se disponível na página do SisCEBAS o Manual do Usuário, onde a entidade encontrará todas as informações sobre como acessar o sistema.

5º Passo: Prestar informações sobre as instituições educacionais no Censo

Todas as instituições educacionais vinculadas à entidade mantenedora devem prestar informações regularmente ao Censo da Educação Básica e/ou no Censo da Educação Superior do Inep. Para maiores informações a respeito do Censo Educacional, sugere-se acessar o endereço eletrônico http://portal.inep.gov.br/web/guest/educacao-basica para o Censo da Educação Básica, e http://portal.inep.gov.br/web/guest/censo-da-educacao-superior para o Censo da Educação Superior.

Como instruir o requerimento para a Certificação

Após certificar-se de que a entidade está devidamente cadastrada no SisCEBAS e inscrita no Censo de Educação, a entidade deverá reunir todos os documentos elencados a seguir para montar seu requerimento de CEBAS.

A entidade que atua em mais de uma área (educação, assistência social e/ou saúde) deve apresentar em um único processo todos os documentos definidos na legislação, referentes a todas as suas áreas de atuação.

1. FOLHA DE ROSTO DO PROCESSO
   Solicita-se à entidade que, ao montar o seu requerimento de certificação, adote o formulário a seguir como folha de rosto do processo. Esse formulário visa auxiliar a instituição na organização de seu requerimento, bem como na conferência do atendimento das exigências legais.
   
   Requerimento CEBAS – Folha de rosto
   
   
2. ATO CONSTITUTIVO DA ENTIDADE
   
   Encaminhar cópia autenticada do ato constitutivo da entidade (estatuto), devidamente registrado no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas, na forma da lei. Em se tratando de fundações, deverá também ser atendido o art. 62 do Código Civil Brasileiro, que trata da apresentação da escritura pública ou testamento (art. 3º da Lei 12.101/2009 e art. 3º, inciso III, do Decreto nº 7.237/2010 e; art. 3º, inciso III, do Decreto nº 8.242/2014).
   
   Atenção: A identificação do Cartório deve constar em todas as folhas dos documentos. A transcrição dos dados de registro devem constar no próprio documento ou em certidão.
   
   Caso o ato constitutivo autenticado conste do cadastro do SisCEBAS, não há necessidade de envio desse documento impresso. Nesse caso é importante que seja possível checar a autenticação.
   
   
3. CLÁUSULA DE EXTINÇÃO DA ENTIDADE
   
   No Ato Constitutivo (estatuto) deverá constar cláusula que preveja, em caso de dissolução ou extinção da entidade, a destinação do eventual patrimônio remanescente a entidade sem fins lucrativos congênere ou a entidade pública (art. 3º, inciso II, da Lei nº 12.101/2009).
   
   
4. INDICAÇÃO DA CNAE NA ÁREA DA EDUCAÇÃO
   
   No caso de autuação preponderante na área da Educação, a entidade deve comprovar a inscrição da entidade no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ, com indicação da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) na área da educação (art. 22, parágrafo único, da Lei nº 12.101/2009 c/c art. 3º, inciso I, e art. 10, §§ 1º a 7º, do Decreto nº 7.237/2010 e art. 10, §1º, do Decreto nº 8.242/2014).
   
   Atenção: Para que a entidade faça jus ao CEBAS expedido pelo MEC, é necessário que o código da atividade econômica principal da CNAE, na inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ, seja compatível com a área da educação e esteja de acordo com estatuto e as atividades desenvolvidas pela entidade (art. 22, parágrafo único, da Lei nº 12.101/2009; art. 3º, inciso I, e art. 10, §§ 1º a 7º, do Decreto nº 7.237/2010 e art. 10, §1º, do Decreto nº 8.242/2014).
   
   
5. ATA DE ELEIÇÃO DOS DIRIGENTES DA ENTIDADE
   
   Encaminhar cópia autenticada da ata de eleição dos dirigentes da entidade (representantes estatutários) com mandato vigente, e cópia do instrumento comprobatório de representação legal nos casos em que se aplica (art. 3º, inciso II, do Decreto nº 7.237/2010 e art. 3º, inciso II, do Decreto nº 8.242/2014).
   
   Atenção: Caso a ata atualizada conste do cadastro do SisCEBAS, não há necessidade de envio desse documento impresso.
   
   
6. AUTORIZAÇÃO DE FUNCIONAMENTO DA INSTITUIÇÃO DE ENSINO
   
   Encaminhar a cópia do ato vigente de credenciamento/autorização de funcionamento de todas as instituições de educação vinculadas à mantenedora, tendo em vista atender ao art. 29, inciso II, alínea "a", do Decreto nº 7.237/2010 e art. 35, inciso II, alínea "a", do Decreto 8.242/2014.
   
   Atenção: Esse documento, regularmente expedido pelo órgão normativo do sistema de ensino (Conselho de Educação/ Secretaria de Educação), deve conter a autorização de funcionamento da instituição de ensino, bem como os níveis educacionais que está habilitada a ofertar. É necessário encaminhar o documento que comprove tais informações (autorização, resolução, portaria, ou publicação do Diário Oficial). Salienta-se que não se trata do documento de utilidade pública municipal, nem do alvará de funcionamento.
   
   
7. IDENTIFICAÇÃO DO CORPO DIRIGENTE DA INSTITUIÇÃO DE ENSINO
   
   Encaminhar a relação com identificação dos integrantes do corpo dirigente de cada instituição de ensino vinculada à mantenedora (diretor escolar, vice-diretor, coordenador pedagógico, etc), destacando a experiência tanto acadêmica quanto administrativa de cada membro (art. 29, inciso II, alínea "e", do Decreto nº 7.237/2010 e art. 35, inciso II, alínea "a", do Decreto nº 8.242/2014 e art. 21 da Portaria Normativa nº 15, de 11/08/2017);
   
   Atenção: A entidade deve descrever a experiência tanto acadêmica quanto administrativa dos integrantes do corpo dirigente de cada instituição de ensino, ou pode optar por encaminhar o currículo desses profissionais.
   
   Para o atendimento desse requisito, a entidade deverá utilizar o modelo constante do Anexo XV da Portaria Normativa nº 15, de 11/08/2017.
   
   
8. REGIMENTO ESCOLAR DA INSTITUIÇÃO DE ENSINO
   
   Encaminhar o regimento escolar ou estatuto de todas as instituições de ensino vinculadas à mantenedora (art. 29, inciso II, alínea "d", do Decreto nº 7.237/2010 e art. 35, inciso II, alínea "d", do Decreto nº 8.242/2014).
   
   
9. RELATÓRIO DE ATIVIDADES DESEMPENHADAS PELA MANTENEDORA
   
   Apresentar o relatório de atividades desempenhadas tanto pela mantenedora quanto por todas as suas instituições vinculadas no exercício (ano) anterior ao do protocolo do requerimento (art. 3º, inciso IV, do Decreto nº 7.237/2010 e art. 3º, inciso 4º, do Decreto nº 8.242/2014);
   
   O Relatório de Atividades deve conter a descrição, de forma clara, das atividades desenvolvidas:
   - Descrição das atividades realizadas (na área de Educação, Assistência Social e Saúde, conforme o caso);
   - Indicação do total de alunos matriculados e das bolsas de estudo integrais e parciais, e demais benefícios destinados a alunos bolsistas durante o período;
   - Montante de recursos destinado a benefícios, ações e serviços de apoio a alunos bolsistas, de forma discriminada;
   
   Atenção: Esse documento dever ser consolidado pela mantenedora, mas deve referir-se a cada uma das instituições mantidas.
   
   Para o atendimento desse requisito, a entidade deverá utilizar o modelo constante do Anexo V, da Portaria Normativa nº 15, de 11/08/2017.
   
   
10. DADOS DE ALUNOS MATRICULADOS, BOLSAS DE ESTUDO E BENEFÍCIOS CONCEDIDOS
    
    Apresentar relatório sintético de concessão de bolsas (por nível de ensino – Educação Básica e Ensino Superior) que contenha o quantitativo de alunos matriculados, pagantes e de bolsistas integrais e parciais (discriminado por tipo de percentual) para a devida apuração da proporção de distribuição de bolsas de estudo referente ao exercício (ano) anterior ao do protocolo do requerimento (art. 13, §1º, art. 13-A e do art.13-B, §1º, inciso I, da Lei n.º 12.101 de 2009, art. 26 do Decreto nº 7.237 de 2010 e art. 30 do Decreto nº 8.242/2014 e art. 8º da Portaria Normativa nº 15, de 11.08/2017);
    
    Atenção: Esse relatório deve conter as informações sobre o total de alunos matriculados e o quantitativo de bolsas ofertadas, sejam bolsas de 100% e 50% concedidas de acordo com o perfil socioeconômico definido pela legislação CEBAS, e demais bolsas de estudo. Devem ser igualmente informados os recursos destinados a cada tipo de bolsa.
    
    É importante frisar que TODOS os alunos das instituições educacionais que prestem serviços totalmente gratuitos são considerados bolsistas integrais. No entanto, somente os bolsistas selecionados especificamente pelos critérios socioeconômicos, definidos na Lei nº 12.101/2009 e no Decreto nº 8.242/2014, serão os identificados como bolsistas CEBAS.
    
    Compete à entidade de educação avaliar se a condição socioeconômica do aluno candidato à bolsa se enquadra nos critérios definidos em lei, quais sejam: renda familiar per capita que não exceda um salário mínimo e meio, para concessão de bolsas integrais (100%); e renda familiar per capita que não exceda três salários mínimos, para concessão de bolsas parciais (50%). Quaisquer outras formas complementares de seleção do bolsista podem ser definidas a critério da instituição, desde que devidamente explicitadas.
    
    Salienta-se que as entidades de educação que prestem serviços integralmente gratuitos, sem a cobrança de mensalidades/semestralidades/anuidades, TAMBÉM devem adotar os critérios de seleção e as proporções previstas na legislação pertinente ao CEBAS.
    
    Para o atendimento desse requisito, a entidade deverá utilizar o modelo constante do Anexo V, da Portaria Normativa nº 15, de 11/08/2017.
    
    
11. RELAÇÃO NOMINAL DOS BOLSISTAS E BENEFICIÁRIOS DE PROGRAMAS, AÇÕES E SERVIÇOS REALIZADOS
    
    Encaminhar relação de bolsas de estudo, programas de apoio a alunos bolsistas, e ações e serviços destinados a alunos e seu grupo familiar, com identificação precisa dos beneficiários (art. 29, inciso II, alínea "b", do Decreto nº 7.237, de 2010, e art. 35, inciso II, alínea "b", do Decreto nº 8.242, de 2014 e art. 8º, parágrafo único, da Portaria Normativa nº 15, de 11/08/2017).
    
    Para o atendimento desse requisito, a entidade deverá utilizar os modelos constantes dos Anexos VI-A, VI-B e VI-C, da Portaria Normativa nº 15, de 11/08/2017, conforme o caso.
    
    
12. ANÁLISE DO PERFIL SOCIOECONÔMICO DOS ALUNOS BOLSISTAS
    
    Encaminhar ao MEC uma declaração, acompanhada da documentação comprobatória do processo de seleção.
    
    Serão aceitos os seguintes documentos comprobatórios (conforme item 11, do anexo XI, da Portaria Normativa nº 15, de 11/08/2017):
    - edital de seleção;
    - ficha ou formulário utilizado para a análise socioeconômica, que deve conter, no mínimo, os dados de identificação do beneficiário da bolsa ou responsável; a descrição da composição do grupo familiar; o valor da renda familiar e per capita; e assinatura do responsável pela informação;
    - parecer assinado de profissional de assistência social que demonstre que a seleção dos bolsistas foi realizada de acordo com os critérios estabelecidos nos arts. 14 e 15 da Lei nº 12.101, de 2009, e art. 33 do decreto nº 8.242, de 2014;
    - quaisquer outros documentos que demonstrem que a seleção dos bolsistas foi realizada de acordo com os critérios estabelecidos nos arts. 14 e 15 da Lei nº 12.101, de 2009, e art. 33 do decreto nº 8.242, de 2014.
    
    A documentação encaminhada deve ser suficiente para esclarecer se a metodologia adotada pela entidade para concessão de bolsas e demais benefícios, ações e serviços atende aos critérios estabelecidos na Lei nº 12.101/2009.
    
    Atenção: Compete à entidade de educação avaliar se a condição socioeconômica do aluno candidato à bolsa se enquadra nos critérios definidos em lei, a saber: renda familiar per capita que não exceda um salário mínimo e meio, para concessão de bolsas integrais (100%); e renda familiar per capita que não exceda três salários mínimos, para concessão de bolsas parciais (50%). Quaisquer outras formas complementares de seleção do bolsista podem ser definidas a critério da instituição, desde que devidamente explicitadas e que não afrontem a legislação.
    
    Os documentos empregados no processo de seleção de bolsistas e na análise do perfil socioeconômico devem explicitar claramente metodologia adotada pela instituição para concessão de bolsas (art. 27 do Decreto nº 7.237/2010 e art. 33 do Decreto nº 8.242/2014; e art. 13 da Portaria Normativa nº 15, de 11/08/2017).
    
    É importante ressaltar que, para o atendimento desse item específico, não é necessário encaminhar a lista nominal dos alunos que foram contemplados com bolsas.
    
    Salienta-se que as entidades de educação que prestem serviços integralmente gratuitos, sem a cobrança de mensalidades/semestralidades/anuidades, TAMBÉM devem adotar os critérios de seleção e as proporções previstas na legislação pertinente ao CEBAS. No caso de a entidade informar que não realiza, ela própria, a seleção de bolsistas pelo critério socioeconômico segundo a legislação, mas que possui convênio com o poder público local destinado ao acolhimento gratuito dos alunos, tal termo de convênio SOMENTE poderá ser considerado como documento comprobatório do processo de seleção dos alunos pelo critério socioeconômico SE houver no documento dispositivo que explicite que os alunos são selecionados segundo critério socioeconômico compatível com o da Lei nº 12.101, de 2009.
    
    Para o atendimento desse requisito, a entidade deverá utilizar o modelo de declaração constante do Anexo VII, da Portaria Normativa nº 15, de 11/08/2017.
    
    
13. REGIME CONTÁBIL ADOTADO
    
    Informar o regime contábil adotado nas práticas contábeis da entidade, para que seja possível a verificação do atendimento às Normas Brasileiras de Contabilidade, em especial a NBC T 10.19.2.1. e ITG 2002 (item 8).
    
    Atenção: É importante observar que, de acordo com a NBC T 10.19.2.1 e ITG 2002 (item 8), as receitas e despesas devem ser reconhecidas, mensalmente, respeitando os Princípios Fundamentais de Contabilidade, em especial o princípio da Oportunidade e o regime de Competência. Esta informação deve ser parte integrante das Notas Explicativas.
    
    
14. RELATÓRIOS DE NATUREZA CONTÁBIL
    
    Apresentar Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, Demonstração dos Fluxos de Caixa e Notas Explicativas, todos eles referentes ao exercício (ano) anterior ao do protocolo do requerimento, condizentes com as Normas Brasileiras de Contabilidade e devidamente assinados pelo representante legal da entidade e pelo responsável técnico contábil (conforme inciso I, alínea "b" do art. 29, do Decreto n.º 7.237 de 20 de julho de 2010; e art. 3º, incisos V, VI, VII e VIII, do Decreto nº 8.242/2014).
    
    Atenção: A título de contribuição, é disponibilizado o modelo de Demonstração do Resultado do Exercício – DRE (hiperlink), que tem por finalidade apenas subsidiar a entidade na confecção da demonstração contábil a fim de que sejam incluídos elementos essenciais à análise técnica pelo Ministério da Educação. O referido modelo não pretende tratar exaustivamente o assunto, nem tampouco impõe uma forma específica de apresentação dos dados.
    
    
15. DEMONSTRAÇÃO CONTÁBIL DA GRATUIDADE DE FORMA SEGREGADA
    
    Apresentar demonstrações contábeis contendo as informações de gratuidades de forma segregada, por área de atuação, em contas de receitas e despesas próprias, conforme as Normas Brasileiras de Contabilidade, em especial a NBC T 10.19.2.5 e 10.19.2.6 e ITG 2002, (itens 10, 13, 24 e 26);
    
    Atenção: A escrituração contábil da gratuidade consiste em registrar as receitas, despesas e aplicação de recursos em gratuidade de forma segregada por área de atuação (educação, assistência social e saúde), de modo a evidenciar o patrimônio, as receitas, os custos e as despesas de cada atividade desempenhada.
    
    Recomenda-se que seja observado o modelo de Demonstração do Resultado do Exercício – DRE (hiperlink) disponibilizado a título exemplificativo.
    
    
16. PARECER DE AUDITORIA INDEPENDENTE
    
    Remeter parecer de auditoria independente do exercício em análise, ou seja, ano anterior ao do protocolo do requerimento (art. 29, inciso I, alínea "b" do art. 29, do Decreto nº 7.237/2010 e art. 3º §5º, do Decreto nº 8.242/2014)
    
    Atenção: As entidades cuja receita bruta anual for superior ao limite máximo estabelecido no inciso II do caput do art. 3o da Lei Complementar no 123, de 14 de dezembro de 2006, deverão submeter sua escrituração a auditoria independente realizada por instituição credenciada junto ao Conselho Regional de Contabilidade.
    
    
17. RECEITA EFETIVAMENTE RECEBIDA
    
    Para o cálculo da receita efetivamente recebida, deve-se apresentar nas demonstrações contábeis os valores das mensalidades a receber no início e no final do exercício (ano) em análise (art. 13 da Lei 12.101/2009 e/ou art. 10 da Lei 11.096/2005, antes das alterações promovidas pela Lei 12.868/2013).
    
    Atenção: Essa informação deverá ser apresentada apenas por instituições que cobram valores pelos serviços educacionais. Tais valores a receber deverão ser escriturados no Balanço Patrimonial, no grupo do Ativo Circulante ou no grupo do Ativo não Circulante, subgrupo Realizável a Longo Prazo. Identifica-se como mensalidade a receber no início do ano de análise o valor escriturado no balanço patrimonial do ano anterior ao ano de análise. Identifica-se como mensalidades a receber no fim do ano de análise o valor escriturado no balanço patrimonial deste próprio ano. Assim, a instituição tem a possibilidade de apresentar um único balanço patrimonial com informações de dois exercícios fiscais ou apresentar o balanço patrimonial de cada ano em separado (ano de análise e ano anterior ao de análise)
    
    
18. PLANO DE ATENDIMENTO NA ÁREA DE EDUCAÇÃO
    
    Apresentar o plano de atendimento na área de educação, para o período pretendido de vigência da certificação a ser concedida. Este plano deve indicar as bolsas de estudo a serem concedidas, bem como as possíveis benefícios, ações e serviços de apoio a alunos bolsistas (art. 38-A da Lei nº 12.101 de 2009, artigo 25, § 2º, e artigo 29, inciso II, alínea "c", do Decreto nº 7.237 de 2010 e art. 30; §1º; do Decreto nº 8.242, de 2014).
    
    Atenção: Para o atendimento desse requisito, a entidade deverá utilizar o modelo de declaração constante do Anexo XII, da Portaria Normativa nº 15, de 11/08/2017.
    
    
19. INSCRIÇÃO DOS SERVIÇOS SOCIOASSISTENCIAIS
    
    Caso a entidade atue também na área de assistência social, deve enviar comprovação de inscrição dos serviços socioassistenciais da entidade junto aos Conselhos Municipal ou do Distrito Federal. Caso as entidades mantidas funcionem em município diverso da mantenedora, aquelas deverão apresentar esse documento separadamente (art. 34, do Decreto nº 7.237/2010);
    
    Atenção: Para se certificar de que a entidade realmente atua na área de assistência social, favor acessar a página 10, e seguintes, da "Cartilha Prática com Perguntas e Respostas Destinadas às Entidades de Assistência Social", do Ministério do Desenvolvimento Social e Combate à Fome, disponível em http://www.mds.gov.br/webarquivos/publicacao/assistencia_social/cartilhas/cartilha_cebas_passo_certificacao.pdf
    
    Esse documento descreve as características das entidades de Assistência Social e orienta a instituição a verificar a tipificação dos serviços prestados.